Peşəkar e-poçt imzası: nə yazmalı, nə yazmamalı

Hər gün göndərdiyiniz məktubların sonunda eyni bir neçə sətir durur və alıcı şirkətiniz haqqında ilk təəssüratı çox vaxt məhz oradan alır. Qısa cavab belədir: yaxşı email imzası 4-6 sətirdən ibarət, mətn əsaslı, telefonda rahat oxunan və yalnız lazım olan əlaqə məlumatını verən imzadır. Aşağıda nə yazmaq, nədən qaçmaq və imzanı Outlook, Gmail və Roundcube-da necə qurmaq lazım olduğunu addım-addım izah edirik.

Peşəkar imzanın tərkibi

İmza vizit kartı kimidir: alıcı kiminlə yazışdığını və sizinlə necə əlaqə saxlayacağını bir baxışda anlamalıdır. Ən praktik tərkib bu ardıcıllıqdır:

1. Ad və soyad: rəsmi yazılışda, qısaltmasız.
2. Vəzifə və şöbə: məsələn, "Satış meneceri, korporativ müştərilər".
3. Şirkətin adı: müştərinin tanıdığı brend adı; lazım olsa hüquqi adı da.
4. Telefon: beynəlxalq formatda (+994 ilə), bir və ya ən çox iki nömrə.
5. Sayt ünvanı: qısa domen, məsələn numune.az.

Sadə mətn variantı belə görünə bilər:

--
Aysel Məmmədova
Satış meneceri | Nümunə MMC
+994 50 000 00 00
numune.az

İlk sətirdəki iki defis və boşluq ("-- ") imzanın standart ayırıcısıdır: bəzi poçt proqramları cavab yazanda bu işarədən sonrakı hissəni avtomatik kəsir və yazışma təkrarlanan imzalarla dolmur.

E-poçt ünvanını imzada təkrarlamaq məcburi deyil, çünki o, artıq "Kimdən" sahəsində görünür. Amma məktub çap olunanda və ya başqasına yönləndiriləndə ünvanın görünməsi faydalı ola bilər. Ən vacibi isə ünvanın özüdür: @gmail.com əvəzinə öz domeninizdəki ünvan etibar yaradır, bunun səbəblərini korporativ e-poçtun faydaları yazısında ətraflı izah etmişik.

İmzaya nə yazmamalı

• Uzun sitatlar və şüarlar. Motivasiya cümlələri hər məktubda təkrarlananda yorur və ciddi yazışmada yersiz görünür.
• Bütün sosial şəbəkələr. Doqquz ikon əvəzinə müştərinin həqiqətən istifadə etdiyi bir-iki kanal kifayətdir.
• Çoxlu telefon və ünvan. Ofis, mobil, faks, iki filial: bu, imzanı kiçik bir kataloqa çevirir.
• Daxili və şəxsi məlumat. Daxili sistemlərin linkləri, şəxsi ev ünvanı, şəxsiyyət vəsiqəsi məlumatı imzada yer almamalıdır.
• Böyük reklam bannerləri. Banner və çoxlu link məktubu spam filtrlərinin gözündə reklam məktubuna bənzədir.

İmzadakı banner vasitəsilə hər məktubu kampaniyaya çevirmək fikriniz varsa, bilin ki reklam göndərişi adi iş qutusunun işi deyil. Bunun səbəblərini niyə adi hostinq qutusundan kütləvi göndərmək olmaz yazısında izah etmişik.

Şəkil kimi imza: niyə risklidir

Ən çox rast gəlinən səhv bütün imzanı dizaynerin hazırladığı bir PNG və ya JPG şəkli kimi qoymaqdır. Gözəl görünür, amma praktikada bir neçə problem yaradır:

• Bir çox poçt proqramı xarici şəkilləri standart olaraq göstərmir, alıcı boş çərçivə görür və telefon nömrənizi oxuya bilmir.
• Şəkildəki mətni kopyalamaq, nömrəyə toxunub zəng etmək mümkün deyil.
• Mətni az, şəkli çox olan məktublar spam filtrlərində şübhə doğurur.
• Qoşma kimi əlavə olunan şəkil hər cavabda təkrarlanır və yazışmada onlarla "image001.png" faylı yaranır.

Doğru yanaşma budur: əlaqə məlumatı adi mətn olsun, loqo isə kiçik, ayrıca element kimi əlavə edilsin. Loqonun eni təxminən 150-200 piksel, faylın ölçüsü bir neçə on kilobayt olsun. Loqonu saytınızda HTTPS ünvanında saxlayıb imzaya link kimi qoşmaq məktubu yüngül saxlayır, amma bəzi proqramlarda alıcı "şəkilləri göstər" basana qədər görünməyə bilər. Hər iki halda imza loqosuz da tam anlaşılan olmalıdır.

İmzanı dəyişdikdən sonra bəzi məktublar geri qayıdırsa və cavabda 550 və ya 554 kodu görürsünüzsə, səbəb məzmun filtri ola bilər. Bu kodların mənasını SMTP xətaları 535, 550, 554 yazısında açıqlamışıq.

Mobil görünüş və ölçü

Məktubların çoxu indi telefonda oxunur, ona görə imzanı əvvəlcə dar ekran üçün düşünün:

• Çoxsütunlu cədvəl imzası telefonda sınır, bir sütunlu düzülüş daha etibarlıdır.
• Arial, Helvetica, Verdana kimi hər cihazda olan şriftlər seçin, ölçünü 12-14 piksel aralığında saxlayın.
• Bir-iki rəngdən çox istifadə etməyin, açıq boz mətn qaranlıq rejimdə itə bilər.
• Telefon nömrəsini +994 formatında yazın ki, toxunanda birbaşa zəng getsin.

Hazır imzanı özünüzə göndərib telefonda, kompüterdə və qaranlıq rejimdə (dark mode) yoxlayın. Şəffaf fonlu qara loqo qaranlıq fonda görünməz ola bilər, belə halda loqonun açıq fonlu variantını istifadə edin.

Hüquqi qeydlər: lazımdırmı?

Bəzi şirkətlər imzanın altına "Bu məktub məxfidir və yalnız ünvanlandığı şəxs üçündür" tipli qeyd əlavə edir. Belə qeyd alıcıya məktubun məxfi olduğunu xatırladır, amma bir-iki cümlə kifayətdir: yarım səhifəlik mətn hər cavabda təkrarlanaraq yazışmanı oxunmaz edir.

Fəaliyyət sahənizdən asılı olaraq məktublarda şirkətin hüquqi adı, VÖEN və ya lisenziya nömrəsi kimi rekvizitlərin göstərilməsi tələb oluna bilər. Bunu hüquqşünasınızla dəqiqləşdirin. Qeyd: bu bölmə ümumi məlumat xarakteri daşıyır, hüquqi məsləhət deyil.

Outlook, Gmail və Roundcube-da imza qurmaq

Outlook

Klassik Outlook-da: Fayl (File) → Seçimlər (Options) → Poçt (Mail) → İmzalar (Signatures). "Yeni" düyməsini basın, imzanı yazın və sağ tərəfdə hansı hesab üçün, yeni məktublarda və cavablarda hansı imzanın işlədiləcəyini seçin. Yeni Outlook-da və veb versiyada yol belədir: Parametrlər (Settings) → Hesab (Account) → İmzalar (Signatures).

Gmail

Sağ yuxarıdakı dişli işarəsi → Bütün parametrlərə baxın (See all settings) → Ümumi (General) → İmza (Signature) → Yenisini yarat. Aşağıda yeni məktublar və cavablar üçün standart imzanı seçin və səhifənin sonunda "Dəyişiklikləri yadda saxla" düyməsini basın.

Roundcube (webmail)

Roundcube-da imza "şəxsiyyətə" (identity) bağlıdır: Parametrlər (Settings) → Şəxsiyyətlər (Identities) → ünvanınızı seçin → İmza (Signature) sahəsi. HTML imza rejimini açsanız, loqo və link əlavə edə bilərsiniz. İmzanın avtomatik nə vaxt əlavə olunacağını isə Parametrlər → Seçimlər (Preferences) → Məktub yazmaq (Composing Messages) bölməsində təyin edirsiniz.

Şirkətdə imzaları vahid üslubda bir nəfər qurursa, bunun üçün işçilərin parollarını cədvəldə toplamayın. Hazır şablonu göndərin, hər kəs öz qutusunda yapışdırsın. Girişlərin necə təhlükəsiz bölüşülməsi barədə komandada parol paylaşmaq yazısına baxın.

Tez-tez verilən suallar

İmzaya loqo qoymaq məktubu spama salırmı?

Kiçik və yüngül loqo özü-özlüyündə problem yaratmır. Risk bütün imzanın şəkil olmasında, çoxlu linkdə və böyük bannerlərdədir.

Cavab məktublarında da tam imza olmalıdırmı?

Cavablar üçün qısa variant (ad, vəzifə, telefon) kifayətdir. Outlook və Gmail yeni məktub və cavab üçün ayrı imza seçməyə imkan verir.

iPhone-da "Sent from my iPhone" yazısını necə dəyişmək olar?

Parametrlər (Settings) → Mail → İmza (Signature) bölməsinə keçin, iOS 18-də bu bölmə Parametrlər → Tətbiqlər (Apps) → Mail altındadır. Standart yazını öz qısa mətn imzanızla əvəz edin.

Bütün işçilərin imzası eyni olmalıdırmı?

Bəli, vahid şablon brendi səliqəli göstərir. Dəyişən yalnız ad, vəzifə və telefon olmalıdır, şrift, rəng və loqo hamıda eyni qalmalıdır.

Yaxşı imza qısa, mətn əsaslı olanda və öz domeninizdəki ünvanla birlikdə işləyəndə ən güclü təsiri verir. Domeninizə uyğun qutular, Roundcube webmail və SPF/DKIM/DMARC qurulumu üçün Hostinq.az korporativ e-poçt xidmətinə baxın.