Yeni işçiyə e-poçt açmaq və işdən çıxanda hesabı bağlamaq: qaydalar

Yeni əməkdaş işə başlayanda ona e-poçt açmaq bir neçə dəqiqəlik işdir, amma işdən çıxanda hesabla nə edəcəyinizi əvvəlcədən düşünməsəniz, müştəri məktubları itə, şirkət yazışması isə şəxsi qutulara axa bilər. Qısa cavab: işçi e-poçt hesabını vahid formatda, güclü parolla açın, işdən çıxanda isə hesabı dərhal silməyin: əvvəlcə parolu dəyişin, yönləndirmə və avtomatik cavab qurun, arxivi saxlayın. Aşağıda hər iki proses üçün praktik ardıcıllıq var.

Ünvan formatını bir dəfə seçin

Ünvan formatı şirkət üçün bir dəfə müəyyən edilməli və hamıya eyni tətbiq olunmalıdır. Ən geniş yayılmış variantlar:

• ad.soyad@sirket.az: orta və böyük komandalar üçün, adlar təkrarlansa belə qarışıqlıq az olur;
• ad@sirket.az: kiçik komandada qısa və yadda qalandır, amma ikinci "Elvin" gələndə problem yaranır.

Ünvanda Azərbaycan hərfləri işlətməyin, çünki bir çox sistem onları düzgün qəbul etmir. Transliterasiya qaydasını da sabitləyin, məsələn:

Ünvana rəqəm və doğum ili əlavə etməyin, işdən çıxmış əməkdaşın şəxsi ünvanını da yeni işçiyə verməyin: köhnə tanışlar ona yazmağa davam edəcək.

Yeni işçi üçün hesab açmaq: addımlar

1. Hesabı yaradın. cPanel → Email Accounts → Create: istifadəçi adını, parolu və qutunun həcmini (kvota) təyin edin.
2. Güclü parol verin. Ən azı 14 simvol, generatorla yaradılmış təsadüfi parol. Parolu ünvanla eyni kanalda göndərməyin; ünvanı e-poçtla, parolu şəxsən və ya parol menecerindən paylaşın. Bu barədə komandada parol paylaşmaq yazısında ətraflı danışmışıq.
3. İlk girişdə parolu dəyişdirin. İşçi webmail-ə daxil olub parolu özü yeniləsin ki, onu yalnız özü bilsin.
4. Telefonda qurun. Hostinq.az müştəri panelində e-poçt hesabının yanındakı "Telefona qoş" funksiyası iPhone-da Mail profilini bir toxunuşla quraşdırır, Android üçün ePoct tətbiqini təklif edir, kompüterdə isə QR kod göstərir. Addımları iPhone Mail-də korporativ e-poçtu bir toxunuşla qurmaq yazısında göstərmişik.
5. Kvotanı vəzifəyə görə seçin. Böyük fayllarla işləyən mühasib və dizaynerə daha çox yer lazımdır. Qutu dolanda nə etmək lazım olduğunu e-poçt qutusu doldu yazısında izah etmişik.
6. Qısa təlimat verin. Şirkət imzası, şübhəli məktublara münasibət və iş yazışmasının şəxsi qutuya yönləndirilməməsi qaydası ilk gündən bilinməlidir.

Ümumi qutular: info@, satis@, destek@

Saytda, vizit kartında və reklamda konkret işçinin şəxsi ünvanını yox, vəzifə ünvanını göstərin. İşçi dəyişir, info@ və satis@ isə qalır, müştəri heç nəyi hiss etmir.

Ümumi ünvanı iki yolla qura bilərsiniz:

• Ayrıca qutu: bir neçə nəfər eyni qutuya daxil olur. Rahatdır, amma parol bir neçə nəfərdə olur və işçi gedəndə hər dəfə dəyişdirilməlidir.
• Yönləndirmə (forwarder): satis@ ünvanına gələn məktublar avtomatik olaraq məsul işçilərin qutularına gedir. İşçi dəyişəndə yalnız siyahını yeniləyirsiniz. Qurulum qaydası e-poçt yönləndirmə yazısındadır.

Bəzən ümumi qutu əvəzinə domenə gələn bütün məktubları bir qutuya yığan catch-all aktiv edilir. Bu, spam axınını kəskin artırır; üstünlük və risklərini catch-all e-poçt: fayda və risk yazısında müqayisə etmişik.

İşçi işdən çıxanda: ilk gün

1. Parolu dəyişin, hesabı silməyin. Parol dəyişən kimi telefon və kompüterdəki poçt proqramları yeni məktubları sinxronlaşdıra bilmir. Hesabı silsəniz, gələn məktublar geri qayıdacaq və arxiv itəcək.
2. Yönləndirmə qaydalarını yoxlayın. Qutuda işçinin özünün qurduğu, məsələn şəxsi Gmail-ə yönləndirmə və ya filtr varsa, dərhal silin.
3. Avtomatik cavab qurun. cPanel → Autoresponders bölməsində qısa mətn yazın.
4. Məktubları rəhbərə və ya əvəzləyən işçiyə yönləndirin ki, müştəri sorğuları cavabsız qalmasın.
5. Əsas müştərilərə xəbər verin. Yeni məsul şəxs özünü təqdim edən qısa məktub göndərsin.
6. Digər girişləri bağlayın. Hosting paneli, CRM, sosial şəbəkələr, ödəniş sistemləri: işçinin bildiyi bütün parollar dəyişdirilməlidir.

Avtomatik cavab üçün nümunə mətn:

Salam! Elvin Həsənov artıq şirkətimizdə çalışmır.
Sualınız üçün satis@numune.az ünvanına və ya
+994 12 000 00 00 nömrəsinə müraciət edin.
Təşəkkür edirik.

Arxiv və hesabın tam bağlanması

Qutunu avtomatik cavab və yönləndirmə ilə bir müddət, adətən bir-üç ay saxlamaq yaxşı praktikadır. Bu müddətdə müştərilər yeni ünvana alışır. Sonra:

1. yazışmanı IMAP proqramı ilə lokal arxivə köçürün (məsələn, Outlook .pst faylı və ya Thunderbird lokal qovluğu);
2. arxivin açıldığını yoxlayın və ehtiyat nüsxəsini saxlayın;
3. qutunu silin və eyni ünvan üçün rəhbərə gedən yönləndirmə yaradın ki, gec gələn məktublar itməsin.

Məktubların nə qədər saxlanmalı olduğu fəaliyyət sahəsinə və müqavilələrə görə dəyişə bilər. İş qutusundakı şəxsi yazışmaya münasibəti də daxili qaydada əvvəlcədən yazın. Bu bölmə ümumi tövsiyədir, hüquqi məsləhət deyil.

Tez-tez verilən suallar

İşçi gedən kimi hesabı silmək olarmı?

Tövsiyə etmirik. Silinmiş ünvana gələn məktublar geri qayıdır, köhnə yazışma isə bərpa olunmur; əvvəlcə parolu dəyişib yönləndirmə qurmaq daha təhlükəsizdir.

Köhnə işçinin ünvanını yeni işçiyə vermək olarmı?

Şəxsi ünvanı (ad.soyad@) verməyin, çünki köhnə əlaqələr ona yazmağa davam edəcək. Vəzifə ünvanları (satis@, info@) isə məhz bunun üçündür.

İşçinin telefonunda qalan məktublar nə olacaq?

Parol dəyişdikdən sonra yeni məktublar gəlmir, amma əvvəl yüklənmiş məktublar cihazda qala bilər. Ona görə iş yazışmasını telefonda saxlamaq qaydası ilk gündən razılaşdırılmalıdır.

Ümumi qutunun parolunu kimdə saxlamaq lazımdır?

Parol bir məsul şəxsdə və ya komanda parol menecerində olmalıdır. İşçi dəyişəndə parolu yeniləyin.

Aydın qayda ilə açılan və bağlanan hesablar həm müştəri əlaqəsini, həm də şirkət məlumatını qoruyur. Komandanız üçün domeninizdə qutular, yönləndirmə və avtomatik cavab imkanı ilə Hostinq.az korporativ e-poçt xidmətinə baxın.