E-poçt qutusu doldu: kvota, arxiv və köhnə məktubların təmizlənməsi

Müştəriniz "məktubum geri qayıtdı, qutunuz doludur" deyirsə, problem serverdə yox, qutunun yer limitindədir. Qısa cavab: email qutusu dolanda yeni məktublar qəbul olunmur; köhnə böyük məktubları silmək, Göndərilənlər və Zibil qovluqlarını boşaltmaq, arxivi kompüterə köçürmək və lazım olsa kvotanı artırmaq kifayətdir. Aşağıda bunu itkisiz necə edəcəyinizi addım-addım göstəririk.

Kvota nədir və nəyi sayır

Kvota hər poçt qutusu üçün ayrılmış maksimum yerdir, cPanel-də hesab yaradılarkən təyin olunur. IMAP istifadə edəndə bütün məktublar serverdə qalır, ona görə kvotaya yalnız Gələnlər yox, bütün qovluqlar daxildir: Göndərilənlər, Qaralamalar, Zibil, Spam və özünüzün yaratdığı qovluqlar.

Bir məqamı da unutmayın: hostinq paketinizin disk sahəsi sayt faylları, verilənlər bazası və bütün poçt qutuları arasında paylaşılır. Qutunun öz kvotası boş olsa belə, paketin diski dolubsa, poçt yenə işləməyə bilər. Disk tamamilə dolanda nəyi silmək təhlükəsizdir, bunu disk sahəsi doldu: nə silmək olar yazısında izah etmişik.

Qutu dolanda nə baş verir

Sizə yazan şəxs geri qayıdan məktub (bounce) alır və içində təxminən belə bir sətir olur:

552 5.2.2 Mailbox full

552 kodu SMTP standartında "ayrılmış yer aşılıb" mənasını verir, 5.2.2 isə genişləndirilmiş kodda birbaşa "qutu doludur" deməkdir. Bəzi serverlər əvvəlcə müvəqqəti 452 4.2.2 cavabı verir: bu halda göndərənin serveri bir müddət yenidən cəhd edir, yer açılmasa məktubu geri qaytarır. Yəni qutu dolu olduğu müddətdə gələn məktublar sizə çatmır və göndərən onları yenidən göndərməli olur.

Bu hal server kəsintisi deyil: server işləyir, sadəcə sizin qutu yeni məktub qəbul etmir. Real kəsintinin necə ölçüldüyünü 99.9% uptime nə deməkdir yazısında oxuya bilərsiniz.

Yeri nə tutur: böyük qoşmaları tapmaq

Adətən yerin əsas hissəsini az sayda böyük məktub tutur: skan edilmiş sənədlər, təqdimatlar, videolar. Onları tapmağın üç yolu var:

1. Roundcube qovluq ölçüləri. Parametrlər (Settings) → Qovluqlar (Folders) bölməsində qovluğa basanda onun məktub sayı və ölçüsü görünür. Hansı qovluğun "ağır" olduğunu buradan dərhal anlayırsınız.
2. Ölçüyə görə sıralama. Məktub siyahısının seçimlərində (List options) sıralama sütununu "Ölçü" (Size), istiqaməti isə azalan edin. Ən böyük məktublar yuxarıya çıxır.
3. cPanel "Email Disk Usage". cPanel-də bu alət hər qovluğun ölçüsünü göstərir və müəyyən tarixdən köhnə və ya müəyyən ölçüdən böyük məktubları seçərək silməyə imkan verir.

cPanel-dən silinən məktublar bərpa olunmur, ona görə vacib yazışmanı əvvəlcə arxivləyin (aşağıda izah edirik).

Göndərilənlər, Zibil və Spam qovluqları

Çox vaxt ən böyük qovluq Göndərilənlərdir: göndərdiyiniz hər qoşmanın nüsxəsi orada saxlanılır. Kimsə hər gün 10 MB-lıq qiymət təklifi göndərirsə, bir neçə ayda gigabaytlar yığılır.

• Zibil (Trash): sildiyiniz məktublar əvvəlcə bura düşür və hələ də yer tutur. Qovluğu müntəzəm boşaldın.
• Spam (Junk): içində lazımlı məktub olmadığını yoxlayıb təmizləyin.
• Göndərilənlər: köhnə illəri arxivə köçürün, böyük qoşmalı nüsxələri silin.

Qutunun sürətlə dolmasının daha bir səbəbi kütləvi göndərişlərdən qayıdan yüzlərlə bounce məktubudur. Bu problemlə qarşılaşırsınızsa, toplu e-poçt göndərməyin qaydalarına baxın.

IMAP-da düzgün silmək

IMAP-da telefon, kompüter və webmail eyni serverdəki qutunu görür: birində silsəniz, hamısında silinir. Amma bəzi proqramlar məktubu dərhal silmir, sadəcə "silinmiş" kimi işarələyir (üstündən xətt çəkilir). Belə məktublar yer tutmaqda davam edir.

• Thunderbird: qovluğa sağ klik → Sıxlaşdır (Compact) və ya Fayl (File) → Qovluqları sıxlaşdır.
• Klassik Outlook (IMAP hesabı): Qovluq (Folder) → Təmizlə (Purge) → İşarələnmiş məktubları təmizlə.
• Telefon: Mail tətbiqində silinən məktublar Zibil qovluğuna düşür, oranı da boşaltmaq lazımdır.

POP3 istifadə edirsinizsə və proqramda "serverdə nüsxə saxla" aktivdirsə, məktublar kompüterə yüklənsə də serverdə qalır və qutu zamanla dolur. IMAP ilə POP3 arasındakı fərqi IMAP və POP3: hansını seçməli yazısında izah etmişik.

Köhnə məktubları lokal arxivə köçürmək

Köhnə yazışmanı silmək istəmirsinizsə, onu serverdən kompüterə köçürün:

1. Thunderbird: "Lokal qovluqlar" (Local Folders) altında, məsələn, "Arxiv 2024" qovluğu yaradın və köhnə məktubları ora sürüşdürün. Onlar kompüterdə saxlanılır və serverdə yer tutmur.
2. Klassik Outlook: Əsas (Home) → Yeni elementlər (New Items) → Digər elementlər (More Items) → Outlook məlumat faylı (.pst) yaradın və köhnə məktubları ora köçürün.
3. Köçürmədən sonra arxivin açıldığını yoxlayın, yalnız bundan sonra serverdəki nüsxəni silin.

Lokal arxiv yalnız həmin kompüterdə olur. Kompüter xarab olsa, arxiv də itə bilər, ona görə .pst faylının və ya Thunderbird profil qovluğunun ehtiyat nüsxəsini ayrıca diskdə saxlayın. İşdən çıxan əməkdaşın qutusunu arxivləmək lazımdırsa, ardıcıllığı işçi e-poçt hesabını bağlamaq qaydaları yazısında tapacaqsınız.

Kvotanı artırmaq

Təmizləmə kifayət etmirsə, kvotanı artırın: cPanel → Email Accounts → lazımi hesabda Manage → Allocated Storage Space sahəsində yeni həcmi yazın və ya Unlimited seçin, sonra dəyişikliyi yadda saxlayın. "Unlimited" seçimi belə paketin ümumi disk həcmi ilə məhduddur. Paketin diski çatmırsa, daha böyük paketə keçmək lazımdır.

Tez-tez verilən suallar

Qutu dolu olanda göndərilən məktublar sonradan gələcəkmi?

Qəti 552 cavabı alınıbsa, xeyr: göndərən məktubu yenidən göndərməlidir. Müvəqqəti 452 cavabında isə göndərənin serveri bir müddət yenidən cəhd edir və yer açılsa, məktub çatır.

Telefondan silmək kifayətdirmi?

IMAP hesabında bəli, amma Zibil qovluğunu da boşaltmaq lazımdır. Əks halda məktublar serverdə yer tutmağa davam edir.

Qutunu nə vaxt təmizləmək lazımdır?

Roundcube-da kvota göstəricisi 80-90%-ə çatanda tədbir görün, tam dolmasını gözləməyin. Ayda bir dəfə Zibil və Spam qovluqlarını boşaltmaq vərdişi çox problemi aradan qaldırır.

Böyük faylları necə göndərim ki, qutu dolmasın?

Böyük faylları qoşma əvəzinə bulud yaddaşına yükləyib link kimi göndərin. Bu, həm sizin, həm də alıcının qutusunu qoruyur.

Kvotanı müntəzəm izləmək və arxivi vaxtında köçürmək məktub itkisinin qarşısını alır. Daha çox yer və rahat idarəetmə lazımdırsa, Hostinq.az e-poçt hosting paketlərinə baxın.